UW IT CONTRACTEN OP DE RIT

Geen grip op IT contracten? Op eens gaat het mis.... de situatie met de IT leverancier dreigt te escaleren. Alles loopt dan scheef, van facturatie tot aan de dienstverlening naar de klant. Paniek in de tent! Want de IT leverancier levert niet wat afgesproken is. We hadden toch een goede relatie met onze IT leverancier en een goed contract afgesloten? Hoe kan dit gebeuren? Wat kunt u doen? Wat is contract management en wat kunt u er mee?

WAT IS CONTRACT MANAGEMENT?

Er zijn diverse definities over contract management te vinden. Op basis van onze kennis en ervaring hebben wij de volgende definitie eraan gegeven: het managen van de afspraken die vastgelegd zijn in de vorm van een contract inclusief de relatie tussen de gecontracteerde partijen. Met een sprekend voorbeeld leggen we het verder uit.

Stel dat u een SAAS dienst heeft afgenomen en de dienstverlening stopt of uw leverancier gaat failliet. De bedrijfscontinuïteit loopt gevaar. Wat heeft u dan geregeld?

Grote kans dat het contract dat u bijvoorbeeld 2 jaar geleden heeft ondertekend onlangs tijdens een discussie met de leverancier weer uit de kast heeft gehaald.

  • Wat is er ook al weer afgesproken?
  • De beheerkosten zitten toch in de prijs die we maandelijks betalen? Of betalen we nu dubbel?
  • Wat hebben we over releases afgesproken? en
  • Wie is nu verantwoordelijk voor het technisch applicatiebeheer?

Intussen bent u alweer enkele discussies en meetings verder en is de situatie geëscaleerd. Om de boel te sussen en de immers al jarenlange goede relatie met de leverancier te behouden, heeft u de laatste grote factuur die on hold stond, maar betaald.

U heeft diverse pogingen ondernomen om het op de rit te krijgen, maar u voelt dat er meer nodig is. Wie helpt u verder?

DIGITALE ONTWIKKELINGEN

De wereld verandert, verandert u mee? Door de komst van de nieuwe digitale ontwikkelingen zoals, smartphone, Cloud diensten, Big Data, Informatiebeveiliging etc. heeft dit impact op uw dienstverlening. Welke digitale ontwikkelingen heeft u al in uw organisatie en welke afspraken heeft u reeds vastgelegd?

WAT LEVERT CONTRACT MANAGEMENT OP? INVESTEREN MET RESULTAAT

Loopt het contract al een tijd scheef, staat de relatie met uw leverancier onder druk en wilt u meegaan met de digitale ontwikkelingen? Dan is onze oplossing zeker iets voor uw organisatie. Wilt u meer:

  • inzicht en controle in kosten en budgetten
  • Grip op en het managen van de vastgelegde contractuele afspraken
  • Verhoging van de kwaliteit van ingekochte dienstverlening
  • Aantoonbare bijdrage aan het realiseren van doelstellingen
  • Risico beheersing; minder contract risico's (o.a. contract compliance)
  • weer een plezierige, maar vooral professionele relatie met uw leverancier hebben
  • Sturing geven aan en het inrichten van processen en procedures die voortvloeien uit vastgelegde afspraken
  • Management Informatie (managementrapportages) en sturen op belangrijke Key Performance Indicators (KPI's, Leveranciersperformance)

Kunt u dan niet beter een keuze maken en een deel van uw energie investeren in meer structuur in uw inkoopproces?

EXPERTISE

Door mijn expertise en jarenlange ervaring zowel binnen het bedrijfsleven als de (rijks)overheid heb ik mijn kennis rondom inkoop- en contract management opgedaan. Van eenvoudige inkoop-/contractmanagement vraagstukken tot complexe en politiek gevoelige. Ik ben met ICT inkooptrajecten gestart en ben meegegroeid met de ontwikkelingen binnen contract management. Diverse organisaties heb ik ondersteund met het managen van strategische contracten. Altijd met positief resultaat en een tevreden klant. Ik ben een echt 'relatiemens'. Dit neem ik mee als ik contracten ga beheren en het contact, de relatie, ga onderhouden. Het contract zelf is een papieren versie van de afspraken die contractueel vastgelegd zijn, maar dit gaat pas leven als je in ziet dat "de mens" lees: de relatie tussen de 2 contractpartijen het meest belangrijke is bij het managen van het contract. Lees meer over mijn ervaring.

CubIC Solutions biedt CubICS Contract Service aan voor voor een gemeente waarbij we de focus leggen op het volgende:

  • heldere resultaatgerichte afspraken (KPI's)
  • grip op de kosten
  • risico's benoemen - risico beheersing
  • efficiënter en effectiever proces
  • behoud van een goede relatie

Met de dienst CubICs Contract Service van CubIC Solutions rekent u af met:

  • Eindeloze discussies met leveranciers
  • Onduidelijke situaties omtrent de kosten
  • Verminderde kwaliteit van dienstverlening
  • Tijd die verloren is gegaan aan andere zaken dan de tijd die u nodig hebt om een organisatie te besturen

VOOR WIE IS CUBICS CONTRACT SERVICE

CubICs Contract Service is voor managers (of bestuurders) van gemeenten, maar ook andere overheidsinstellingen die het gevoel hebben dat het efficiënter en effectiever kan. En zich meer willen richten op het besturen van de organisatie in plaats van alleen maar achter de feiten aan lopen. De dienst kan in zijn geheel of met losse modules worden afgenomen. De dienst bestaat uit de volgende modules.

De drie modules zijn:

  1. Basis van een goed contract
  2. Contract Evaluatie
  3. Op weg naar een professionele dienstverlening

Persoonlijke ondersteuning gedurende het traject. Lees verder over de modules.

CubICs Contract Service is een complete dienst voor een gemeente, samenwerkende gemeenten (Shared Service Centre), maar ook commerciële organisaties om dat ene IT contract weer op de rit te krijgen.

Heeft u nu een dringende vraag over één van uw IT contracten? Stel de vraag via onze chat functie op de site! of stuur ons een mail: info@cubicsolutions.nl.