Vorige week sprak ik een CIO bij een gemeente in het zuiden van het land die vertelde dat het Klantcontactcentrum gedurende een halve dag niet bereikbaar was waardoor ze niet met hun vragen over de hoge energiekosten terecht konden.

Hij vertelde dat ze met man en macht bezig zijn geweest om het systeem weer in de lucht te krijgen. Het grootste probleem was dat ze eerst op zoek moesten naar het contract, omdat hierin de contactgegevens en de afspraken met de ICT-leverancier zaten. Het contract bleek nergens te vinden.

Bij veel gemeentes zijn de ICT-contracten niet op orde en dat is wat ik bij veel gemeentes zie. Ze zwerven soms door de hele organisatie of staan op een persoonlijke schijf van een ICT-manager die intussen al uit dienst is.

Sommige gemeentes werken met verouderde contracten waardoor de contractuele afspraken niet meer overeenkomen met de geleverde dienstverlening.

Doordat sommige gemeentes ICT hebben uitbesteed, zijn ze de regie volkomen kwijt. Al met al kun je concluderen, dat het uitbesteden van ICT door gemeentes ooit een goed idee had geleken, om kosten te besparen, maar nu lijkt het erop alsof ze de regie volkomen kwijt zijn. Het gevolg hiervan is dat de ICT-kosten aanzienlijk hoger zijn en dat er veel kwaliteitsproblemen zijn.

Maar dit hoeft niet zo te zijn. Het is wel degelijk mogelijk om met ICT-leveranciers tegen hele lage kosten en met een zo groot mogelijke kwaliteit te werken. Wat is er dan nodig? Belangrijk is om periodiek verouderde contracten te herzien en in lijn te brengen met de geleverde dienstverlening. Verder is nodig dat er een werkwijze rond “Goed Opdrachtgeverschap” wordt vastgelegd. Voor Goed Opdrachtgeverschap is beleid en strategie voor samenwerking met ICT-leveranciers nodig. Een belangrijk kenmerk hiervan is op proactieve wijze sturen op contractuele afspraken. Dat zorgt uiteindelijk dat je als organisatie optimale regie hebt over de ICT die uitbesteed is. De kosten zullen fors verminderen en de kwaliteit van de dienstverlening zal aanzienlijk toenemen. Ook zullen de betrokken medewerkers veel soepeler samenwerken en zal er meer werkplezier zijn.

Wilt u ook kostenbesparingen op de ICT in uw gemeente realiseren? Sinds twee jaar help ik – via mijn dienst CubIC’s Exclusive – CIO’s en ICT-managers bij gemeentes met aanzienlijke besparingen op ICT-kosten én 100% stijging in kwaliteit. Op een manier die meer grip geeft op stijgende ICT-kosten en ICT-leveranciers waardoor kosten dalen en kwaliteit stijgt.

Wil je je eigen plan voor jouw gemeente maken?

Vraag met mij een strategiesessie aan. In deze sessie krijg je helemaal duidelijk welke besparingen voor jou mogelijk zijn, welke verborgen besparingen er zijn en welke eerste stap je kunt zetten.

Meld je aan voor een gesprek via: https://www.cubicsolutions.nl/strategiesessie