Contract management

Veel organisaties overwegen om met Contract Management te starten. Maar wat levert het nu op? Hoe kunt u het inrichten in uw organisatie? Wanneer spreken we over contractbeheer en wanneer over contract management?

We leven momenteel in een dynamische wereld. Diensten en producten veranderen. Meer digitaal. Wellicht spelen er ook veranderingen binnen uw organisatie en overweegt u met contract management te starten. Dit naar aanleiding van contracten die scheef lopen en de discussies die u met enkele leveranciers heeft gehad.

ENKELE CONCRETE RESULTATEN

  • Grip op de kosten door een check op de uitgaven (controle facturen). De bedragen die in rekening zijn gebracht door de leverancier komen die overeen met de gemaakte afspraken;
  • Een betere kwaliteit van dienstverlening. Door de jaren heen groeien beide partijen naar elkaar toe, een goede en professionele relatie met de leverancier wordt opgebouwd. Door het uitvoeren van goed contract management resulteert dit in een betere kwaliteit van dienstverlening;
  • Risico beheersing, minder contract risico’s (o.a. contract compliance).

Gedurende de contractperiode kan het voorkomen dat de aandacht door één van de partijen of beide partijen verslapt. Er kan irritatie ontstaat, maar er kunnen ook interpretatieverschillen optreden. Nu is het zaak om het contract goed te managen voordat het uit de hand loopt en er in het ergste geval een rechter aan te pas moet komen.

De waarde van goed contract management start in de implementatiefase, maar wordt duidelijk gedurende de contractperiode.

Gedurende de contractperiode raden we aan het contract te evalueren en bij te sturen waar nodig. Meten is weten wordt vaak gezegd, maar levert voor beide partijen inzicht en overzicht op. Met goede “tussentijdse” evaluaties houdt je de leverancier (elkaar) scherp.

HOE RICHT U CONTRACT MANAGEMENT IN?

Op het moment dat contracten scheef lopen en relaties zowel intern als extern onder spanning staan, wordt het duidelijk dat er binnen de organisatie iets aan Contract Management gedaan moet worden. Veelal wordt er eerst gestart met het registreren van de contracten. Er wordt intern een grote "inzamelingsactie" gehouden om alle contracten boven water te krijgen. Dit is een goede start, maar hoe gaat u verder?

Vanuit Strategisch perspectief is het zaak om naar de organisatie zelf te kijken en welke doelstellingen zij nastreeft. Afhankelijk van de strategie (bijvoorbeeld kostenleiderschap, differentiatiestrategie of focusstrategie) kan er gekeken worden hoe Contract Management het beste kan worden ingericht. Bedrijven in de private sector sturen meer op kosten en waardecreatie, terwijl publieke organisaties meer sturen op risicobeheersing, rechtmatig- en doelmatigheid.

GRATIS CUBIC SCAN

Hoe ver bent u met de inrichting? Wat heeft u al in kaart gebracht? Overweeg eens om met onze gratis CubIC Scan te starten.

Of kijk eens naar een van onze modules, bijvoorbeeld Basis van een goed lopend contract.