arrow_drop_up

Mijn antwoord is dan ook simpel, nee. Niet ieder contract (en relatie) heeft dezelfde aandacht nodig. Bovendien zou dit een erg dure aangelegenheid worden die zijn doel voorbij schiet. Wel is het zinvol om de contracten in het vizier te hebben. Het is dan in ieder geval inzichtelijk welke afspraken er met wie gemaakt zijn.

HERKENT U DIT?

U herkent het vast wel. Enkele jaren geleden heeft u een contract met een aanzienlijke contractwaarde ondertekend voor een bedrijfskritisch proces. Vanaf het begin loopt het contract al niet lekker. Discussie over de werkzaamheden die de leverancier moet uitvoeren (bijv. Bij Beheer), facturen die niet kloppen, klachten van eindklanten omdat een applicatie niet of slecht beschikbaar is of een leverancier die nauwelijks bereikbaar is. Irritatie loopt op waardoor de goede relatie ook nog verstoord wordt en dat was juist net niet de bedoeling. Het wordt tijd om de zaken anders, maar vooral beter te doen.

TIPS VOOR GOED CONTRACT MANAGEMENT

1. Zorg dat u een getekend contract tot u beschikking heeft (definitieve versie)

Binnen veel organisaties zwerven de contracten door de organisatie. Vaak zijn er meerdere versies (concepten) van het contract gemaakt voordat de definitieve versie opgemaakt en ondertekend is.

2. Een ‘goede landing’ van het contract

Informeer uw collega’s die er mee moeten werken over de afspraken die gemaakt zijn en zorg dat ze het contract op de juiste manier interpreteren. U kunt een samenvatting van het contract presenteren of een workshop organiseren. Het is zinvol om ook een bijeenkomst met de leveranier te organiseren.

3. Contract management systeem

Een goed overzicht van de contracten. Met name de contracten die actief gemanaged moeten worden helpt een gedegen contract management systeem. De KPI’s (kritische succes factoren) die u in het contract heeft vastgelegd kunnen goed in het systeem verwerkt worden. Hiermee heeft u grip op de afspraken en kunt u bijsturen waar nodig.

4. Prioriteren van contracten

Hiermee bedoel ik aan te geven dat niet ieder contract gemanaged hoeft te worden. Maak inzichtelijk welke contracten er zijn, welke contracten gemanaged moeten worden en welke minder aandacht nodig hebben en onder contactbeheer kunnen vallen.

Wie zit er aan het stuur?

5. Goed Opdrachtgeverschap

Het contract is door beide partijen ondertekend (soms een drie-partijen contract). Dit betekent concreet dat beide partijen zich dienen in te zetten om er iets (een succes) van te maken. Hiermee bedoel ik aan te geven dat het niet altijd aan die ene partij ligt dat het contract niet loopt. Manage zowel de relaties intern als extern, dus ook je stakeholders. Vanuit mijn ervaring weet ik (omdat ik ook sales contracten heb gemanaged) dat goed Opdrachtgeverschap soms ontbreekt. Zeker als het gaat om strategische contracten. Dergelijke contracten verdienen de aandacht inclusief de relatie!

GRATIS

Wilt u meer gratis tips? Lees verder >

OVERWEEG OOK EENS OM MET EEN VAN ONZE MODULES TE STARTEN; 'BASIS VAN EEN GOED LOPEND CONTRACT'.

Heeft u een vraag over contract management of wilt u een ervaring delen? Laat hieronder een berichtje achter of stuur mij een berichtje via de chat. U kunt mij ook mailen: info@cubicsolutions.nl.